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上海市加强本市住宅小区业主大会、业主委员会建设的若干规定

【发布部门】上海市住房保障和房屋管理局、上海市民政局【发文字号】沪房管物[2011]345号【发布日期】2011.10.24【实施日期】2011.10.24【效力级别】地方规范性文件

为了加强本市住宅小区业主大会、业主委员会的建设,根据《上海市住宅物业管理规定》(以下简称《规定》)和《关于实施〈上海市住宅物业管理规定〉的若干意见》的相关规定,现就业主大会、业主委员会组建、换届改选和日常运作规定如下:

一、业主大会组建的启动

住宅物业管理区域符合业主大会成立条件的,建设单位应按《规定》第十三条障性安居工程建设和管理的意见的规定向物业所在地的乡、镇人民政府或者街道办事处提出成立业主大会的书面报告,并提交有关资料。乡、镇人民政府或者街道办事处应当会同区、县住房保障房屋管理部门依法组织开展业主大会筹建工作。建设单位未按规定提交资料,经乡、镇人民政府或者街道办事处督促后仍不改正的,区、县住房保障房屋管理部门可根据乡、镇人民政府或者街道办事处的书面要求,组织人员取得相关资料,所发生的费用由建设单位承担。

二、业主大会筹备组

业主大会筹备组(以下简称筹备组)产生后,乡、镇人民政府或者街道办事处和区、县住房保障房屋管理部门应当自筹备组成立之日起7日内,将成员名单在物业管理区域内公示、公告。

三、业主身份的认定

业主身份的认定以房地产权证记载的权利人为准。房屋已出售并交付使用但尚未领取房地产权证的,房屋销(预)售合同中的购房人可以视为业主。房地产权证记载的权利人或房屋销(预)售合同中的购房人超过一人的,应当推选一人参加业主大会会议。

四、业主大会会议召集人的产生和职责

物业管理区域内业主人数较多的,可以以幢、单元、楼层等为单位,通过召开业主小组会议或者采用业主推荐的方式推选一名业主作为召集人参加业主大会会议(以下简称“召集人”)。

推选召集人参加业主大会会议的,召集人应当于参加业主大会会议3日前,就业主大会会议拟讨论的事项书面征求其所代表业主的意见。凡需投票表决的,业主赞同、反对及弃权的表决票经本人签字后,由召集人在业主大会投票时如实反映。召集人因故不能参加业主大会会议的,其所代表的业主可以另外推选召集人参加。

五、业主委员会候选人产生办法

筹备组应当根据物业管理区域规模及业主委员会委员的代表性、广泛性和物权的比例,确定委员的分布和人数(一般由5-15名成员组成),并实行差额或等额选举。业主委员会委员候选人由筹备组通过直接听取业主意见、召开召集人座谈会、发放推荐表等方式产生,具体方式由居(村)民委员会确定。

业主委员会委员候选人名单产生后,筹备组应当在物业管理区域内予以公告。

六、召开首次业主大会会议

筹备组自成立之日起90日内,在乡、镇人民政府或者街道办事处的指导下,组织业主召开首次业主大会会议,并作好会议书面记录。首次业主大会会议应当讨论通过如下事项,并按规定办理备案手续:

(一)表决通过《业主大会议事规则》、《管理规约》和《专项维修资金管理规约》;

(二)选举产生业主委员会委员。

七、业主委员会选举

筹备组在业主委员会选举前应当做好下列选举准备工作:

(一)公布选举的时间、地点,在投票日期7日前,采取直接送达或者邮寄送达等方式将选票送达业主,并保存送达凭证;

(二)确定监票、计票、唱票及其他选举工作人员(监票、计票、唱票人员应当由非业主委员会委员候选人的其他人员担任);

(三)准备票箱和选票。

业主委员会的选举应当有物业管理区域内专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主参加;业主委员会委员的当选应当经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意(以下简称“面积、人数双过半”)。

业主委员会选举时,经面积、人数双过半同意的候选人超过应选名额时,以得票多的当选;面积、人数得票数不同时,以人数票排名在前的当选;面积、人数得票数均相同,不能确定当选人时,应当对得票数相等的被选举人再次投票,以得票多的当选。业主委员会选举时,经面积、人数双过半的被选举人少于应选名额时,应当及时就不足的名额另行选举。

投票结束后,采取公开验票方式,由唱票、计票人员在监票人员的监督下,认真核对,计算票数,当场公布投票结果,并由唱票、计票和监票人作出记录。

业主委员会依法选举产生后,应按规定办理备案手续。业主委员会备案的有关事项发生变更的,应当变更备案。

八、业主委员会主任、副主任的产生

业主委员会委员产生后的7日内,由居(村)民委员会组织业主委员会委员召开会议,选举产生业主委员会主任、副主任,并在3日内在物业管理区域内公告。

九、业主大会会议的召开

(一)业主大会定期会议的召开

业主委员会应根据《业主大会议事规则》的约定,定期召开业主大会会议。业主委员会应当做好开会前的准备工作,根据《业主大会议事规则》的约定,针对住宅小区管理的现状和问题草拟议案,制定征询意见表或表决票(选票),核实业主情况。

(二)业主大会临时会议的召开

业主提议召开业主大会临时会议的,应当向业主委员会提交书面提议,业主委员会在收到提议之日起30日内对提议进行审核,作出是否召开业主大会临时会议的决定,并在物业管理区域内公告。符合下列条件的,业主委员会应当组织召开业主大会临时会议:

1、有明确发起人;

2、经专有部分占建筑物总面积且占总人数20%以上业主书面提议,并随附提议人房地产权证复印件;

3、提议事项明确、事实理由清楚,属于业主大会议事范围。

业主委员会逾期未作出决定的,视作提议有效。业主委员会应当在作出召开业主大会临时会议决定之日起15天内(逾期未作出决定的应在收到提议之日起45天内),召开业主大会临时会议,就提议事项征求业主意见并表决,业主大会临时会议讨论表决议题应与提议议题相一致。

提议涉及改选业主委员会成员的,提议发起人应将提议及相关资料同时送交居(村)民委员会。

十、业主大会会议的形式和召开程序

业主大会会议可以采用集体讨论的形式,也可以采用书面征求意见的形式。

(一)集体讨论形式的业主大会会议程序

1、会议公告。业主大会会议召开前15日,由业主委员会(或筹备组、换届改选小组等,本条下同)将会议的时间、地点、内容以书面形式向物业管理区域内全体业主公告,并书面通知所在地的房管办事处、居(村)民委员会派代表参加,听取意见、建议。

2、核实业主身份。业主大会会议召开时,业主委员会对与会的业主核实业主身份后予以登记,非业主参加的需出具业主的授权委托书。在确认符合业主大会会议召开的法定条件后,方可宣布大会召开。房管办事处、居(村)民委员会应当派代表到场指导监督。

3、现场投票。业主委员会宣布会议表决的内容,提名发票、点票、监票、计票等工作人员名单并征得与会人员多数同意。工作人员现场发放选票后,领票业主或其代理人应对选票签收。业主按要求填写后投入票箱。票箱应当当场检验后加贴封条。

4、开票宣布表决结果。工作人员当场开箱清点选票并宣布表决结果。业主对表决结果有异议的,应当当场提出,由业主委员会组织业主当场核实。

5、会议记录和决定公告。业主委员会应当做好业主大会会议记录,并将表决结果在业主大会作出决定之日起3日内在物业管理区域内公告。

(二)书面征求意见形式的业主大会会议程序

1、会议公告。业主大会会议召开前15日,由业主委员会将征询意见表或者表决票(选票)内容在物业管理区域内公告,并书面通知所在地的房管办事处、居(村)民委员会,邀请其派代表监督开票,听取其意见、建议。

2、确定会议工作人员。业主委员会应当确定征询意见表或者表决票(选票)发放、回收、计票、唱票、监票及其他会议工作人员名单(与表决事项有直接利害关系的业主不得担任),并在物业管理区域内公告。

3、表决票送达。征询意见表或表决票(选票)应当在投票日期7日前,按照《业主大会议事规则》的约定送达全体业主,并保存送达凭证。

4、表决票回收和统计。业主委员会及会议工作人员应当按照《业主大会议事规则》的约定对表决票进行回收、封存。投票结束后,在规定时间采取公开验票方式,由唱票、计票人员在监票人员的监督下,认真核对,计算票数,当场公布投票结果,并由唱票、计票和监票人作出记录。房管办事处、居(村)民委员会应当派代表到场指导监督。

5、会议记录和决定公告。业主委员会应当做好业主大会会议记录,并将表决结果在业主大会作出决定之日起3日内在物业管理区域内公告。如业主对表决结果存在疑问,业主委员会应组织业主对表决票进行复查。

十一、业主委员会会议

业主委员会应当按照《业主大会议事规则》的约定召开业主委员会会议。经三分之一以上业主委员会委员提议或者业主委员会主任认为有必要的,应当及时召开业主委员会会议,并在会议召开前7日将会议通知及有关材料送达每位委员。

业主委员会会议应当有过半数委员出席,作出决定必须经全体委员人数半数以上同意。业主委员会讨论物业管理重大事项的,应当邀请所在地的房管办事处和居(村)民委员会参加,可以邀请业主代表列席;业主委员会应当充分听取房管办事处、居(村)民委员会和业主代表的意见。

业主委员会会议应当作书面记录,由出席会议的委员签字后存档。业主委员会的决定应当在作出决定之日起3日内,以书面形式在物业管理区域内公告。

十二、业主委员会换届改选

换届改选小组中的业主代表由居(村)民委员会参照业主大会筹备组产生方法组织业主推荐产生。换届改选小组应当自成立之日起7日内,由乡、镇人民政府或者街道办事处和区、县住房保障房屋管理部门将成员名单在物业管理区域内公告。

业主对换届改选小组成员有异议的,由乡、镇人民政府或者街道办事处协调解决。

换届改选小组应当在成立之日起90日内召开业主大会会议,选举产生新一届业主委员会。

十三、业主委员会成员的变更

业主委员会成员有下列情形之一的,其业主委员会成员资格终止:

(一)已不是本物业管理区域内业主的;

(二)被司法部门认定有犯罪行为的;

(三)在为本物业管理区域提供服务的物业服务企业工作的;

(四)以书面形式向业主委员会提出辞呈的;

(五)连续三次以上无故缺席业主委员会会议的;

(六)因疾病、经常外出等原因难以履行职责的;

(七)有损坏房屋承重结构、违法搭建、破坏房屋外貌、擅自改变物业使用性质、欠交物业服务费或者专项维修资金、违法出租房屋等严重违反有关物业管理法律、法规或者拒不履行业主义务的行为且未改正的。

属于第(一)、(二)、(三)项情形的,委员资格自然终止,业主委员会将委员资格终止的情况及时在物业管理区域内公告。属于第(五)、(六)、(七)项情形的,经业主大会会议讨论通过,其委员资格终止。属于第(四)项情形,非全体委员辞职的,业主委员会应将委员辞职情况及时在物业管理区域内公告,并在下一次业主大会召开时补选委员;业主委员会出现成员人数不足二分之一的,业主大会应当作出决定启动补选或者提前换届改选程序。

业主委员会成员资格终止的,应当在终止之日起10日内将其保管的档案资料、印章及其他属于业主大会所有的财物移交给业主委员会。

业主委员会成员拒不履行正常移交义务的,业主委员会可以请求物业所在地乡、镇人民政府或者街道办事处督促移交,物业所在地公安机关应当予以协助。造成损失的,由相关责任人承担。

十四、业主委员会的补选和提前换届改选

业主委员会出现下列情形时,乡、镇人民政府或者街道办事处可以应业主要求组织召开业主大会会议,就启动业主委员会补选或者提前换届改选程序作出决定:

(一)业主委员会成员人数不足二分之一的;

(二)业主委员会连续6个月未开展工作的;

(三)发生其他情形导致业主委员会无法正常运作的。

业主大会会议决定对业主委员会提前换届改选的,乡、镇人民政府或者街道办事处应当会同区、县住房保障房屋管理部门按照《规定》第二十四条及本规定第十二条的规定组建换届改选小组,由换届改选小组组织召开业主大会会议选举产生新一届业主委员会。

十五、业主小组

业主小组按照《规定》第三十条履行职责所作出的决定,应当及时告知业主委员会。

业主委员会认为业主小组决定的事项,与业主大会会议作出的决定有抵触的,以业主大会作出的决定为准。

附件:

1、组建业主大会公告示范文本(略)

2、业主委员会成立、换届、变更、注销备案表及备案证明(略)

3、选聘物业服务企业公告示范文本(略)

4、专项维修资金使用公告示范文本(略)

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